Recentes operações de fiscalização em locais de trabalho nos Estados Unidos estão levando empresas a reavaliar suas práticas de conformidade imigratória. Um exemplo marcante ocorreu em setembro, quando uma operação em um canteiro de obras afiliado à Hyundai, na Geórgia, resultou na prisão de mais de 400 trabalhadores, muitos dos quais estavam ilegalmente no país. Este evento não apenas atrasou a abertura da planta, mas também causou danos econômicos e reputacionais significativos à empresa.
Empresas estão enfrentando um aumento nas visitas não anunciadas e mandados de busca judicial, refletindo uma mudança de política para maior responsabilização. Embora muitos empregadores preencham corretamente os formulários I-9, isso não é suficiente para evitar consequências mais amplas, como danos à reputação e interrupções operacionais. Especialistas sugerem que as empresas devem adotar uma abordagem proativa, integrando protocolos de conformidade I-9 em suas estruturas de governança e se preparando para cenários de fiscalização antes que ocorram.
Auditorias internas anuais são recomendadas para identificar falhas de controle que possam expor a organização a riscos. Além disso, o Departamento de Segurança Interna dos EUA (DHS) implementou uma regra que encerra a extensão automática de documentos de autorização de emprego, destacando a necessidade de programas de treinamento atualizados. Treinamentos regulares e abrangentes sobre avaliação de documentos são essenciais para fortalecer os processos de conformidade I-9.
Empregadores devem estar preparados para lidar com visitas não anunciadas de agentes do DHS, que podem incluir solicitações para falar com funcionários ou execução de mandados de busca. Estabelecer equipes de resposta à conformidade, compostas por porta-vozes, gerência sênior e assessoria jurídica, é crucial para gerenciar preocupações dos funcionários e a percepção pública antes e depois das ações de fiscalização.
As novas regras sobre documentos de autorização de emprego ressaltam a necessidade de monitorar documentos que estão prestes a expirar. Plataformas eletrônicas de I-9 podem ajudar a rastrear essas datas, mas devem ser revisadas para garantir que os funcionários tenham tempo suficiente para solicitar extensões. Para aqueles que ainda utilizam I-9s em papel, um bom sistema de rastreamento é vital para evitar interrupções nos negócios e garantir conformidade com as regulamentações.
